Администриране на документите на служителите

Актуално към 26.03.2021 г.

Какви документи за служителите е длъжен да създава и съхранява работодателят?

Работодателят е задължен да води трудово досие за всеки от служителите в дружеството. Това означава, че за всеки служител работодателят следва да съхранява на едно място, всички документи, свързани с неговото/нейното индивидуално трудово правоотношение (от възникването, действието, изменението и прекратяването му).

Трудовото досие на служителя включва:

• екземпляр от сключения трудов договор или други документи, удостоверяващи възникването на трудовото правоотношение (документи за придобито образование и стаж по специалността; документи за медицински преглед /когато е необходимо/, свидетелство за съдимост /когато е необходимо/, разрешение от Инспекцията по труда ако бицето не е навършило 16 години или е на възраст между 16 и 18 години и т.н.);
• документи за постъпване на работа (заверено уведомление по чл. 62, ал. 5 от КТ, документи за проведен начален инструктаж и проведен инструктаж за безопасност на труда и т.н.);
• длъжностна характеристика;
• споразумения за изменение на трудовото правоотношение;
• молби и заповеди за ползване на платен годишен отпуск и на други видове отпуски;
• болнични листове;
• заповеди за командироване, за ползване на платения годишен отпуск, за награждаване, на наложени дисциплинарни наказания (съпроводени със съответните доклади и обяснения);
• писмени съгласия за полагане на извънреден труд, за командироване за срок по-дълъг от 30 дни;
• решения на органите на медицинска експертиза (пр. ТЕЛК);
• документи свързани с прекратяването на трудовото правоотношение – молба/предизвестие за прекратяване, опис на предадени вещи и документи, заповед за прекратяване на трудовото правоотношение и т.н.

Къде се съхраняват досиетата на служителите?

• Документи се съхраняват при работодателя – най-често в отдел „Човешки ресурси“ и редовно се актуализират.
• В трудовото досие може да се съхраняват електронни документи, редът и начинът за което са уредени в Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на служителя.

Работодателят е длъжен да съхранява за срок 50 години ведомостите за заплати, трудовите договори и допълнителните споразумения към тях, заповедите за назначаване и преназначаване, заповедите за ползван неплатен отпуск, заповедите за прекратяване на трудови или служебни правоотношения.

Важно е да знаете

Трудовата книжка е официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства, свързани с трудовата дейност на служителя; Трудовата книжка се издава по образец и се представя на работодателя при постъпване на служителя на работа. Ако това е първата работа на служителя, работодателят има задължение да издаде трудова книжка в 5-дневен срок; Работодателят води дневник на издадените нови трудови книжки.

Къде се съхранява трудовата книжка?

• Трудовата книжка се съхранява от служителя. Трудовата книжка може да се остави на съхранение и при работодателя, за което служителя дава писмено съгласие;
• Когато служителят сам съхранява трудовата си книжка, той/тя има задължение да я представя на работодателя, когато той я поиска, за да записва конкретни обстоятелства в нея.

Обработване на личните данни на служителите

За да не нарушавате Общия регламент за защита на личните данни, трябва да имате вътрешни инструкции за организационните и техническите мерки за защита на личните данни, в които ясно да са регламентирани следнитевъпроси:

• начина, по който администрирате личните данни;
• категорията лични данни, които администрирате;
• страните и средствата, с които се обработват личните данни на служителите.

Кога е спазена процедурата за защита на личните данни на служителите?

Най-общо работодателят трябва да има съгласието на служителя за обработка на личните данни в писмена форма. При подписване на трудовия договор, работодателят предоставя на служителя уведомление по чл. 13 от Общия регламент за защита на личните данни, включващо информация за:

• администратора на данни и данните за контакт с него;
• целите на обработката на лични данни, с оглед на която се събират данните;
• правното основание за обработване на личните данни;
• мерките, предприети с цел защита на събраните лични данни и др.

Ако искате от служителя допълнителни данни от чувствително естество, трябва да получите съгласието му/ѝ за събирането и обработката на тези данни, като го информирате за какви цели са ви необходими и колко време ще ги съхранявате. Служителят има право да откаже да предостави данните.

Повече за Защитата на личните данни можете да откриете тук.

Повече информация
	Повече информация за администрирането на документите на служителите и свързаната нормативна уредба можете да откриете на страницата на: Комисията за защита на личните данни; Министерството на труда и социалната политика.