Актуално към 18.06.2025 г.
Какви документи за служителите е длъжен да създава и съхранява работодателят?
Работодателят е задължен да води трудово досие за всеки от служителите в дружеството. Това означава, че за всеки служител работодателят следва да съхранява на едно място, всички документи, свързани с неговото/нейното индивидуално трудово правоотношение (от възникването, действието, изменението и прекратяването му).
Трудовото досие на служителя включва:
- екземпляр от сключения трудов договор или други документи, удостоверяващи възникването на трудовото правоотношение (документи за придобито образование и стаж по специалността; документи за медицински преглед /когато е необходимо/, свидетелство за съдимост /когато е необходимо/, разрешение от Инспекцията по труда ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст между 16 и 18 години и т.н.);
- документи за постъпване на работа (заверено уведомление по чл. 62, ал. 5 от КТ, документи за проведен начален инструктаж и проведен инструктаж за безопасност на труда и т.н.);
- длъжностна характеристика;
- споразумения за изменение на трудовото правоотношение;
- молби и заповеди за ползване на платен годишен отпуск и на други видове отпуски;
- болнични листове;
- заповеди за командироване, за ползване на платения годишен отпуск, за награждаване, на наложени дисциплинарни наказания (съпроводени със съответните доклади и обяснения);
- писмени съгласия за полагане на извънреден труд, за командироване за срок по-дълъг от 30 дни;
- решения на органите на медицинска експертиза (пр. ТЕЛК);
- документи свързани с прекратяването на трудовото правоотношение – молба/предизвестие за прекратяване, опис на предадени вещи и документи, заповед за прекратяване на трудовото правоотношение и т.н.
Къде се съхраняват досиетата на служителите?
- Документи се съхраняват при работодателя – най-често в отдел „Човешки ресурси“ и редовно се актуализират.
- В трудовото досие може да се съхраняват електронни документи, редът и начинът за което са уредени в Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на служителя.
Работодателят е длъжен да съхранява за срок 50 години ведомостите за заплати, трудовите договори и допълнителните споразумения към тях, заповедите за назначаване и преназначаване, заповедите за ползван неплатен отпуск, заповедите за прекратяване на трудови или служебни правоотношения.
| Важно е да знаете | |
 |
|
Какво представлява единния електронен трудов запис?
Единният електронен трудов запис е електронен документ, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя, и е официален удостоверителен документ.
Работникът или служителят има право на достъп до своя единен електронен трудов запис. Родителите, настойниците и попечителите на работници и служители, ненавършили 18 години, имат право на достъп до съответния им единен електронен трудов запис до навършване на 18 години.
Единният електронен трудов запис съдържа данни за:
- имената на работника или служителя;
- личния идентификатор на работника или служителя;
- идентификатора и името на работодателя;
- основанието на трудовия договор;
- датата на сключване на трудовия договор и началото на неговото изпълнение;
- срока на договора, когато е уговорен такъв;
- датата на сключване на допълнителни споразумения;
- датата и основанието за прекратяване на трудовото правоотношение;
- размера на основното трудово възнаграждение;
- кода на заеманата длъжност по Националната класификация на професиите и длъжностите;
- кода на основната икономическа дейност, в която лицето е заето, съгласно Класификацията на икономическите дейности, утвърдена от Националния статистически институт;
- кода на населеното място на местоработата на работника или служителя по Единния класификатор на административно-териториалните и териториални единици;
- продължителността на работното време;
- продължителността на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж;
- изплатено обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и 3;
- запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс;
- уговорения платен годишен отпуск;
- дните използван платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяването на правоотношението.
=> Работодателят е длъжен точно и своевременно да вписва в единния електронен трудов запис данните по предходната алинея и настъпилите промени в тях.
Обработване на личните данни на служителите
За да не нарушавате Общия регламент за защита на личните данни, трябва да имате вътрешни инструкции за организационните и техническите мерки за защита на личните данни, в които ясно да са регламентирани следните въпроси :
- начина, по който администрирате личните данни;
- категорията лични данни, които администрирате;
- страните и средствата, с които се обработват личните данни на служителите.
Кога е спазена процедурата за защита на личните данни на служителите?
Кога е спазена процедурата за защита на личните данни на служителите?
Най-общо работодателят трябва да има съгласието на служителя за обработка на личните данни в писмена форма. При подписване на трудовия договор, работодателят предоставя на служителя уведомление по чл. 13 от Общия регламент за защита на личните данни, включващо информация за:
- администратора на данни и данните за контакт с него;
- целите на обработката на лични данни, с оглед на която се събират данните;
- правното основание за обработване на личните данни;
- мерките, предприети с цел защита на събраните лични данни и др.
Ако искате от служителя допълнителни данни от чувствително естество, трябва да получите съгласието му за събирането и обработката на тези данни, като го информирате за какви цели са ви необходими и колко време ще ги съхранявате. Служителят има право да откаже да предостави данните.
Повече за Защитата на личните данни можете да откриете тук.
| Повече информация | |
 | Повече информация за администрирането на документите на служителите и свързаната нормативна уредба можете да откриете на страницата на: |