Съхраняване на счетоводна информация

Актуално към 26.03.2021 г.

Под каква форма и колко дълго се съхранява счетоводната информация на предприятието?

Счетоводната информация на предприятието се съхранява на хартиен и/или технически носител, като съхранението може да бъде както в самото предприятие, така и в частни или държавни архивни институции. Според вида информация в Закона за счетоводството са регламентирани следните срокове за съхранение:

• Ведомости за заплати (напр. рекапитулации, разплащателни ведомости и др.): 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
• Счетоводни регистри и финансови отчети (напр. Годишни финансови отчети, оборотни ведомости, отчети от фискални устройства и др.), включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции: 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
• Документи за данъчно-осигурителен контрол (напр. Фактури за покупки и продажби, Данъчни декларации, Справка-декларация за ДДС, Дневник за покупките и др.): 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
• Всички останали носители на счетоводна информация (напр. договори за наем, банкови извлечения и др.): 3 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

След изтичане на срока за съхранението им носителите на счетоводна информация (хартиени или технически) могат да бъдат унищожени освен ако не подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в Националния осигурителен институт.

Важно е да знаете
	Всички документи, които биха били изискани като част от данъчна ревизия, е препоръчително да се съхраняват за срок от поне 12 години.

Как се процедира в случай на прекратяване на предприятието?

• При прекратяване на предприятие чрез преобразуване счетоводната информация се предава на приемащото и/или новоучреденото предприятие/предприятия;
• При прекратяване на предприятие или когато предприятието няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в Националния осигурителен институт по реда на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване.

Как се процедира при прекратяване на правоотношение?

• При прекратяване на правоотношение с лицето, извършващо счетоводната дейност в предприятието (независимо дали е щатен счетоводител или външна счетоводна кантора), счетоводната документация се предава на лице, определено от ръководителя в присъствието на комисия, посочена от ръководството. Предава се цялата счетоводна информация (вкл. квалифициран електронен подпис), като тя следва да бъде детайлно описана в приемо-предавателен протокол, който да бъде подписан от приемащата и предаващата страна;

• При прекратяване на правоотношение на ръководителя на предприятието същият е длъжен да предаде на лице, определено от съответния компетентен орган на предприятието, цялата намираща се при него счетоводна и друга служебна документация. Предаването се извършва посредством приемо-предавателен протокол, в който е детайлно описана информацията, която едната страна предава на другата.